Les applications de ronde sur smartphone peuvent enregistrer la position de l’agent à chaque pointage. C’est utile pour prouver un passage en extérieur ou retrouver un agent en difficulté. Mais la position d’un salarié est une donnée personnelle, et sa collecte par l’employeur est encadrée. Voici les règles à connaître.
Avertissement. Ce guide donne des repères généraux et ne constitue pas un conseil juridique. Appuyez-vous sur votre délégué à la protection des données et sur les publications de la CNIL.
Dans ce guide
Une donnée personnelle
La position d’un agent, associée à son identité et à l’heure, permet de savoir où il se trouve et ce qu’il fait. Le RGPD s’applique : la collecte doit avoir une finalité précise et légitime, rester proportionnée, être connue des salariés et limitée dans le temps.
Les finalités admises
Les recommandations de la CNIL sur la géolocalisation des véhicules et des salariés admettent notamment :
- la sécurité ou la sûreté de l’agent, en particulier lorsqu’il travaille isolé ;
- la preuve de la réalisation d’une prestation qui ne peut être apportée autrement ;
- l’organisation et l’optimisation des interventions sur des sites dispersés.
Pour un contrôle de ronde, la finalité la plus naturelle est la preuve du passage aux points de contrôle, complétée par la sécurité de l’agent.
Ce qu’il ne faut pas faire
- géolocaliser un agent en dehors de son temps de travail ;
- suivre en continu ses déplacements quand un pointage ponctuel suffit ;
- utiliser la position pour contrôler la vitesse ou les pauses si ce n’est pas la finalité déclarée ;
- conserver les positions sans limite de durée.
Le bon réflexe. Si la finalité est de prouver un passage, enregistrez la position au moment du pointage, pas en permanence.
Les obligations de l’employeur
- Informer les agents : finalité, données collectées, destinataires, durée de conservation, droits ;
- Informer et consulter le CSE avant la mise en place, lorsqu’il existe ;
- Inscrire le traitement dans le registre des activités de traitement ;
- Limiter la durée de conservation : à titre de repère, la CNIL retient en général des durées de l’ordre de quelques mois pour les données de localisation, plus longues seulement pour des besoins de preuve justifiés ;
- Sécuriser les données et en limiter l’accès aux personnes habilitées.
Pointage ponctuel ou suivi continu
| Pointage ponctuel | Suivi continu | |
|---|---|---|
| Ce qui est enregistré | La position au moment du pointage | La position en permanence |
| Finalité typique | Preuve de passage | Sécurité, dispatching |
| Intrusion dans la vie de l’agent | Faible | Plus forte, à justifier |
| Recommandé pour la ronde | Oui | Seulement si la sécurité l’exige |
L’application Smart-Rondier enregistre la position au moment de chaque pointage, ce qui correspond à la finalité de preuve de passage. Les lecteurs RFID dédiés, eux, ne géolocalisent pas : ils prouvent le passage par la lecture du point de contrôle.
Les solutions citées dans ce guide
- Smart-Rondier — position enregistrée au pointage
- Lecteurs RFID — preuve de passage sans géolocalisation
Questions fréquentes
Un employeur peut-il géolocaliser ses agents de sécurité ?
Oui, pour des finalités légitimes comme la sécurité de l’agent ou la preuve d’une prestation, à condition d’informer les agents, de consulter le CSE et de limiter la collecte et la conservation.
Peut-on géolocaliser un agent en dehors de son travail ?
Non. La géolocalisation doit être limitée au temps de travail et à la finalité déclarée.
Un lecteur de ronde RFID géolocalise-t-il l’agent ?
Non : il enregistre la lecture des points de contrôle avec l’heure, ce qui prouve le passage sans suivre la position de l’agent.